QUAL È LO SCOPO DEL PRESENTE DOCUMENTO?

NSF si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza delle informazioni personali degli appaltatori.

La presente informativa sulla privacy descrive il modo in cui NSF raccoglie e utilizza le informazioni personali dell’appaltatore durante e dopo la sua collaborazione con NSF, in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation – GDPR).

Ciò vale per tutti gli appaltatori.

NSF è il “controllore dei dati”. Ciò significa che NSF è responsabile delle decisioni relative all’archiviazione e all’utilizzo delle informazioni personali dell’appaltatore. Ai sensi delle normative sulla protezione dei dati, NSF è tenuta a comunicare all’appaltatore le informazioni contenute nella presente informativa sulla privacy.

La presente informativa si applica agli appaltatori presenti e passati. La presente informativa non è parte di alcun tipo di contratto di impiego. NSF ha facoltà di aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento; in tale caso, NSF è però tenuta a fornire all’appaltatore una versione aggiornata di tale informativa nei tempi ragionevolmente più brevi.

È importante che l’appaltatore legga e conservi il presente documento, insieme a qualsiasi altra informativa sulla privacy che NSF potrebbe fornire in specifiche occasioni in base alle quali NSF è tenuta a raccogliere o trattare le informazioni personali sull’appaltatore; in modo che l’appaltatore sia consapevole di quali informazioni NSF sta utilizzando e come e perché lo fa

I diritti dell’appaltatore sono regolati dalle normative sulla protezione dei dati.

PRINCIPI DI PROTEZIONE DEI DATI

NSF si atterrà alla legge sulla protezione dei dati. Ciò implica che le informazioni personali dell’appaltatore archiviate da NSF devono essere:

1. Utilizzate in modo legale, equo e trasparente.

2. Raccolte esclusivamente per scopi validi che NSF ha chiaramente esposto all’appaltatore e non utilizzate in alcun modo incompatibile con tali scopi.

3. Attinenti agli scopi esposti da NSF all’appaltatore e limitate esclusivamente a tali scopi.

4. Accurate e mantenute aggiornate.

5. Archiviate solo il tempo necessario per gli scopi esposti da NSF all’appaltatore.

6. Conservate in modo sicuro.

TIPO DI INFORMAZIONI CHE NSF DETIENE CIRCA L’APPALTATORE

Dati personali o informazioni personali, cioè qualsiasi informazione relativa a una persona mediante la quale sia possibile identificare tale persona. Non include i dati dai quali è stata rimossa l’identità (dati anonimi).

Esistono certi tipi di dati personali più sensibili che richiedono un livello di protezione più elevato, come le informazioni relative alla salute o all’orientamento sessuale di una persona. Anche alle informazioni relative alle condanne penali viene garantito questo livello di protezione più elevato.

NSF può raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni personali dell’appaltatore:

  • Dettagli di contatto personali quali nome, titolo, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi e-mail personali.
  • Data di nascita.
  • Parenti più prossimi e informazioni di contatto in caso di emergenza.
  • Numero di previdenza sociale nazionale.
  • Dettagli del conto corrente, degli statini paga e informazioni di carattere fiscale.
  • Ubicazione del posto lavoro.
  • Copia della patente di guida.
  • Informazioni sulle prestazioni.
  • Riprese CCTV e altre informazioni ottenute mediante dispositivi elettronici come i registri delle carte magnetiche.
  • Informazioni sull’utilizzo dei sistemi informatici e di comunicazione di NSF da parte dell’appaltatore.

NSF può anche raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni personali particolarmente sensibili dell’appaltatore:

  • Informazioni su razza o etnia dell’appaltatore, credo religioso, orientamento sessuale e opinioni politiche.
  • Appartenenza al sindacato.
  • Informazioni relative a condanne penali e reati.

MODALITÀ DI RACCOLTA DEI DATI PERSONALI DELL’APPALTATORE

NSF raccoglie informazioni personali sugli appaltatori durante le procedure di candidatura, direttamente dai candidati o in taluni casi da un fornitore di informazioni di background. Talvolta, NSF può raccogliere informazioni supplementari da terzi, inclusi gli ex datori di lavoro, le agenzie di credito o altre agenzie di verifica del background.

Durante il periodo di collaborazione con NSF, verranno raccolte ulteriori informazioni personali sull’appaltatore nel corso delle attività correlate al lavoro.

MODALITÀ DI UTILIZZO DELLE INFORMAZIONI DELL’APPALTATORE DA PARTE DI NSF

NSF utilizzerà le informazioni personali dell’appaltatore solo quando ciò è consentito dalla legge. In genere, NSF utilizzerà le informazioni personali dell’appaltatore nelle seguenti circostanze:

1. Laddove questo si renda necessario per l’esecuzione del contratto stipulato tra NSF e l‘appaltatore.

2. Quando NSF deve attenersi a obblighi legali.

3. Laddove sia necessario per gli interessi legittimi perseguiti da NSF o da terzi, e tali interessi non prevalgono sugli interessi e i diritti fondamentali dell’appaltatore.

NSF può inoltre utilizzare le informazioni personali dell’appaltatore in situazioni meno frequenti quali:

1. Quando NSF deve proteggere gli interessi dell’appaltatore (o di qualcun altro).

2. Laddove sia necessario per motivi di interesse pubblico o per scopi ufficiali.

 Situazioni in cui NSF utilizzerà le informazioni personali dell’appaltatore

NSF necessita di tutte le categorie di informazioni elencate sopra principalmente per eseguire il proprio contratto con l’appaltatore e per adempiere ai propri obblighi legali. In taluni casi, NSF può utilizzare le informazioni personali dell’appaltatore per perseguire interessi legittimi, a condizione che gli interessi e i diritti fondamentali dell’appaltatore non prevalgano su tali interessi. Le situazioni in cui NSF utilizzerà le informazioni personali dell’appaltatore vengono elencate più sotto. NSF ha indicato lo scopo o gli scopi per cui sta trattando o tratterà le informazioni personali dell’appaltatore, fornendo una descrizione delle categorie di dati coinvolte. Quando è coinvolto un interesse legittimo, NSF indicherà la natura di tale interesse.

  • Nel prendere la decisione circa il reclutamento o la nomina di un appaltatore.
  • Nel determinare i termini secondo i quali l’appaltatore lavorerà per NSF
  • Nel verificare la titolarità legale dell’appaltatore di lavorare all’interno della pertinente giurisdizione.
  • Nel pagamento dell’appaltatore.
  • Quando ciò si rende necessario per l’esecuzione del contratto stipulato tra NSF e l‘appaltatore.
  • Per la gestione aziendale e la pianificazione, incluse la contabilità e le verifiche contabili.
  • Nel fare fronte a dispute di carattere legale che coinvolgono l’appaltatore.
  • Nell’attenersi agli obblighi in materia di igiene e sicurezza.
  • Per prevenire le frodi.
  • Per monitorare l’utilizzo dell’appaltatore dei sistemi di informazione e comunicazione di NSF, al fine di garantirne la conformità con le politiche IT di NSF.
  • Per garantire la sicurezza di reti e informazioni, inclusa la prevenzione di accessi non autorizzati ai sistemi informatici e di comunicazione elettronica di NSF e la distribuzione di software dannoso.

Alcuni delle suddette motivazioni per il trattamento dei dati si sovrapporranno ed è possibile che esistano ragioni molteplici che giustificano l’utilizzo delle informazioni personali dell’appaltatore da parte di NSF.

Mancata fornitura delle informazioni personali da parte dell’appaltatore

Se l’Appaltatore non fornisce determinate informazioni nel momento in cui vengono richieste, NSF potrebbe non essere in grado di eseguire il contratto stipulato tra NSF e l’appaltatore (come ad esempio pagare l’appaltatore o fornire una prestazione), oppure NSF potrebbe trovarsi nell’impossibilità di ottemperare ai propri obblighi legali.

MODALITÀ DI UTILIZZO DI INFORMAZIONI PARTICOLARMENTE SENSIBILI DA PARTE DI NSF

Le “categorie speciali” di informazioni personali particolarmente sensibili, come le informazioni sulla salute dell’appaltatore, o la sua origine razziale o etnica, richiedono livelli di protezione più elevati. NSG può trattare tali speciali categorie di informazioni personali nelle seguenti circostanze:

1. In casi limitati e previa autorizzazione scritta dell’appaltatore.

2. Laddove NSF sia tenuta ad adempiere ai suoi obblighi legali o a esercitare diritti in relazione all’impiego.

Meno comunemente, NSF può trattare questo tipo di informazioni quando si rende necessario in relazione a rivendicazioni legali o laddove sia necessario per proteggere gli interessi dell’appaltatore (o gli interessi di altri) e l’appaltatore non sia in grado di fornire il suo consenso o nel caso in cui l’appaltatore abbia già reso pubbliche tali informazioni.

Situazioni in cui NSF utilizzerà le informazioni personali sensibili dell’appaltatore

Generalmente, NSF non tratterà informazioni personali particolarmente sensibili dell’appaltatore, salvo che non siano necessarie per eseguire o esercitare obblighi o diritti legali. In rare occasioni, possono esistere ragioni per il trattamento dettate dall’interesse pubblico. Le situazioni in cui NSF utilizzerà le informazioni personali particolarmente sensibili dell’appaltatore vengono elencate più sotto. NSF ha indicato lo scopo o gli scopi per cui sta trattando o tratterà le informazioni personali particolarmente sensibili dell’appaltatore.

  • NSF utilizzerà le informazioni relative a razza e origine etnica o nazionale, credo religioso, filosofico o morale, attività e orientamento sessuale dell’appaltatore, per garantire un monitoraggio e una comunicazione significativi delle pari opportunità.

NSF necessita il consenso dell’appaltatore?

NSF non necessita il consenso dell’appaltatore quando utilizza categorie speciali di informazioni personali dell’appaltatore, ai sensi della presente informativa sulla privacy, per ottemperare ai propri obblighi legali. In casi limitati, NSF può contattare l’appaltatore al fine di ottenere il suo consenso scritto a trattare determinati dati particolarmente sensibili. In tale caso, NSF fornirà all’appaltatore tutti i dettagli delle informazioni che NSF intende utilizzare e il motivo per cui NSF ne ha bisogno, in modo che l’appaltatore possa valutare attentamente se concedere o meno tale consenso. L’appaltatore deve essere consapevole del fatto che accettare qualsiasi richiesta di consenso da parte NSF non è una condizione obbligatoria del suo contratto con NSF.

PROCESSO DECISIONALE AUTOMATICO

Il processo decisionale automatico avviene quando un sistema elettronico utilizza le informazioni personali per prendere una decisione senza l’intervento di un operatore. NSF è autorizzata a utilizzare il processo decisionale automatico nelle circostanze seguenti:

1. Laddove NSF abbia notificato la decisione all’appaltatore e gli abbia concesso 21 giorni per richiedere un riesame.

2. Laddove si renda necessario per eseguire il contratto con l’appaltatore e siano in atto misure appropriate per salvaguardare i diritti dell’appaltatore.

3. In casi limitati, con l’esplicito consenso scritto dell’appaltatore e laddove siano in atto misure appropriate per salvaguardare i diritti dell’appaltatore.

Se NSF prende una decisione automatica sulla base di informazioni personali particolarmente sensibili, deve ottenere il consenso esplicito scritto dell’appaltatore o deve giustificare tale decisione con motivi di interesse pubblico; inoltre NSF deve anche mettere in atto misure appropriate per salvaguardare i diritti dell’appaltatore.

In caso di decisioni che abbiano un impatto significativo sull’appaltatore, quest’ultimo non sarà soggetto a decisioni prese esclusivamente in base al processo decisionale automatico, salvo che NSF non abbia un motivo legale per procedere in tal senso e che abbia notificato tale procedura all’appaltatore.

NSF non ha l’obiettivo di prendere decisioni in merito all’appaltatore utilizzando strumenti automatici, tuttavia, se tale posizione dovesse cambiare, NSF è tenuta a informare per iscritto l’appaltatore.

CONDIVISIONE DI DATI

NSF potrebbe dover condividere i dati dell’appaltatore con terze parti, inclusi i fornitori terzi di servizi e altre entità del gruppo.

NSF obbliga tali terze parti a rispettare la sicurezza dei dati dell’appaltatore e a trattare tali dati in conformità con la legge.

NSF può trasferire le informazioni personali dell’appaltatore all’esterno della UE.

Nel qual caso, l’appaltatore può contare su un livello di protezione delle sue informazioni personali equivalente.

 Perché le mie informazioni personali possono essere condivise con terze parti?

NSF condividerà le informazioni personali dell’appaltatore con terze parti laddove ciò venga richiesto dalla legge, in caso sia necessario per amministrare il rapporto di lavoro con l’appaltatore o se NSF abbia un diverso interesse legittimo per farlo.

Quali sono i fornitori terzi di servizi che trattano le mie informazioni personali?

Le “terze parti” includono i fornitori terzi di servizi (compresi gli appaltatori e gli agenti designati) e altre entità all’interno del gruppo NSF.

Qual è il livello di sicurezza delle mie informazioni personali quando condivise con fornitori terzi di servizi e altre entità del gruppo NSF?

Tutti i fornitori terzi di servizi e le altre entità del gruppo di NSF sono tenuti ad adottare le misure di sicurezza appropriate per proteggere le informazioni personali dell’appaltatore in linea con le politiche di NSF. NSF non consente ai suoi fornitori terzi di servizi di utilizzare i dati personali dell’appaltatore per scopi propri. NSF consente a tali fornitori di trattare i dati personali dell’appaltatore esclusivamente per scopi specifici e in conformità con le sue istruzioni.

In quali circostanze le mie informazioni personali possono essere condivise con altre entità del gruppo NSF?

NSF condividerà le informazioni personali dell’appaltatore con altre entità del suo gruppo nel quadro delle regolari attività di rendicontazione delle prestazioni dell’azienda, nel contesto di una riorganizzazione aziendale o di un’operazione di ristrutturazione del gruppo, e per il supporto alla manutenzione del sistema.

E per quanto riguarda le terze parti?

NSF può condividere le informazioni personali dell’appaltatore con ulteriori terze parti, ad esempio nel contesto di una possibile cessione o ristrutturazione dell’azienda. In tale circostanza, per quanto possibile, NSF condividerà con le terze parti i dati in forma anonimizzata prima che la transazione venga completata. Una volta completata la transazione, NSF condividerà i dati personali dell’appaltatore con le terze parti se, e nella misura richiesta dai termini della transazione.

Inoltre, NSF può condividere le informazioni personali dell’appaltatore con un’entità di controllo o per attenersi in altro modo alla legge.

SICUREZZA DEI DATI

NSF ha implementato misure atte a proteggere la sicurezza delle informazioni dell’appaltatore. I dettagli di tali misure sono disponibili su richiesta.

Le terze parti tratteranno le informazioni personali dell’appaltatore esclusivamente in base alle istruzioni di NSF e previa accettazione di trattare tali informazioni in modo confidenziale e di conservarle in modo sicuro.

NSF ha messo in atto adeguate misure di sicurezza per impedire che le informazioni personali dell’appaltatore vengano accidentalmente perse, utilizzate o consultate senza autorizzazione, alterate o divulgate. Inoltre, NSF limita l’accesso alle informazioni personali dell’appaltatore ai soli dipendenti, agenti, appaltatori e altre terze parti che hanno un’effettiva necessità di conoscerle. Le informazioni personali dell’appaltatore verranno da essi trattate esclusivamente secondo le istruzioni impartite da NSF e tali parti saranno soggette all’obbligo di riservatezza.

NSF ha messo in atto procedure per far fronte a qualsiasi violazione sospetta della sicurezza dei dati e informerà l’appaltatore e qualsiasi autorità di controllo rilevante in caso di una presunta violazione, laddove sia legalmente tenuta a farlo.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Per quanto tempo NSF conserverà le mie informazioni personali?

NSF conserverà le informazioni personali dell’appaltatore solo per il tempo necessario a realizzare gli scopi per cui NSF le ha raccolte, incluso qualsiasi requisito legale, contabile o di rendicontazione. Per determinare il periodo di conservazione dei dati personali adeguato, NSF tiene conto di quanto segue: quantità, natura e sensibilità dei dati personali, potenziale rischio di danni derivanti dall’utilizzo non autorizzato o dalla loro divulgazione, scopi per i quali NSF tratta tali dati personali, possibilità di

realizzare gli scopi previsti con altri mezzi e requisiti legali applicabili.

In alcune circostanze, NSF può anonimizzare le informazioni personali dell’appaltatore in modo che non possano più essere associate ad esso; in tal caso NSF può utilizzare tali informazioni senza ulteriore preavviso all’appaltatore. Una volta che l’appaltatore cessa di lavorare per la società, NSF conserverà e distruggerà in modo sicuro le informazioni personali dell’appaltatore in conformità con le leggi e le normative applicabili.

DIRITTI DI ACCESSO, CORREZIONE, ELIMINAZIONE E RESTRIZIONE

Dovere dell’appaltatore di segnalare a NSF le variazioni dei dati

È importante che le informazioni in possesso di NSF siano accurate e aggiornate. Si prega di mantenere NSF sempre informata di eventuali modifiche delle informazioni personali dell’appaltatore durante tutto il periodo di collaborazione con NSF.

Diritti dell’appaltatore in relazione alle informazioni personali

In determinate circostanze, per legge, l’appaltatore ha il diritto di:

  • Richiedere l’accesso alle informazioni personali dell’appaltatore (comunemente nota come “richiesta di accesso ai dati”). Questo permette all’appaltatore di ricevere una copia delle proprie informazioni personali archiviate da NSF e di verificare che NSF le stia trattando ai sensi di legge.
  • Richiedere la correzione delle informazioni personali dell’appaltatore archiviate da NSF. Questo permette all’appaltatore di richiedere la correzione delle informazioni incomplete o inesatte archiviate da NSF.
  • Richiesta di eliminazione delle informazioni personali dell’appaltatore. Questo consente all’appaltatore di richiedere a NSF di eliminare o rimuovere le informazioni personali, laddove non ci sia un valido motivo per continuare il loro trattamento. L’appaltatore ha inoltre il diritto di richiedere a NSF di eliminare o rimuovere le sue informazioni personali, laddove l’appaltatore ha esercitato il suo diritto di obiettare al trattamento (vedere sotto).
  • Obiezione al trattamento delle informazioni personali dell’appaltatore nel momento in cui NSF fa affidamento su un interesse legittimo (o di una terza parte) ed esiste in tale particolare situazione un motivo di obiezione da parte dell’appaltatore. L’appaltatore ha inoltre il diritto di obiettare in caso che NSF stia trattando le sue informazioni personali per scopi di marketing diretto.
  • Richiesta di restrizione del trattamento delle informazioni personali dell’appaltatore. Questo permette all’appaltatore di richiedere a NSF di sospendere il trattamento delle sue informazioni personali; ad esempio se l’appaltatore intende ripristinare la loro esattezza o stabilire la ragione del trattamento.
  • Richiesta di trasferimento delle informazioni personali dell’appaltatore a una parte terza.

Se l’appaltatore desidera rivedere, verificare, correggere o richiedere l’eliminazione delle proprie informazioni personali, obiettare al trattamento o richiedere che NSF trasferisca una copia di tali informazioni personali a un parte diversa, questi è invitato a contattare NSF per iscritto.

Nessun compenso è solitamente dovuto

L’appaltatore non dovrà pagare alcun compenso per accedere alle proprie informazioni personali (o per esercitare qualsiasi degli altri diritti previsti). Tuttavia, NSF può addebitare una cifra ragionevole se la richiesta di accesso dell’appaltatore è palesemente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze, NSF ha facoltà di rifiutarsi di dare seguito alla richiesta.

Che cosa NSF potrebbe richiedere all’appaltatore

NSF potrebbe dover richiedere informazioni specifiche all’appaltatore per facilitare la verifica dell’identità dell’appaltatore, garantendo il diritto dell’appaltatore di accedere alle informazioni (o di esercitare qualsiasi altro diritto previsto). Si tratta di un’ulteriore misura di sicurezza atta a garantire che le informazioni personali non vengano divulgate a persone non aventi il diritto di riceverle.

DIRITTO DI REVOCA DEL CONSENSO

Nei casi limitati in cui l’appaltatore ha fornito il suo consenso a raccolta, trattamento e trasferimento delle sue informazioni personali per uno scopo specifico, l’appaltatore ha il diritto di revocare in qualsiasi momento tale consenso per quel trattamento specifico. Una volta ricevuta la notifica che l’appaltatore ha revocato il suo consenso, NSF interromperà il trattamento delle informazioni dell’appaltatore per lo scopo o gli scopi inizialmente concordati, a meno che NSF non abbia un’altra base legittima per farlo, secondo la legge.

MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

NSF si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento e, nell’evenienza di aggiornamenti sostanziali, NSF fornirà all’appaltatore una nuova versione dell’informativa sulla privacy. NSF può anche di tanto in tanto notificare per altre vie l’appaltatore in merito al trattamento dei suoi dati personali.

In caso di ulteriori domande relative alla presente informativa sulla privacy, l’appaltatore è invitato a contattare NSF.

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